Cómo utilizar Google Drive para planificar viajes

Desde hace cuatro años utilizo Google Drive para organizar los viajes que realizo. Ya sea una pequeña escapada o un viaje largo, diseño mis planillas y a planificar.

A veces nos obcecamos tratando de buscar una aplicación para móviles que sea fácil de usar, cuando la realidad es que casi todos tenemos Drive en nuestros dispositivos móviles y todos tenemos una cuenta de Gmail.

Captura de Google Drive utilizado para gestionar viajes
Captura de la carpeta donde almaceno la información de los viajes

Además, puedes compartir el archivo con tantas personas como quieras, que podrán ir añadiendo contenido al mismo tiempo que tú. Y algo todavía mejor, se puede usar sin conexión, así que puedes consultar cualquier dato importante en el momento que te haga falta.

Con el tiempo he ido perfeccionando mi propia plantilla. En cuanto sé donde voy a viajar, creo un nuevo documento Google Sheet y añado en una columna todos los días que comprende el viaje.

Google Drive para viajes

En la primera fila indico donde comienzo el día, donde lo acabo, el modo de transporte, su duración, el alojamiento, el precio, características y otros datos.

Así, en cada día voy agregando en filas diferentes el medio o medios de transporte que utilizo, donde dormiré y todo aquello que contrate antes iniciar el viaje.

En la columna de precio hago un sumatorio para que al final me indique todo lo que voy a gastar. Lo que ya está pagado lo pongo con fondo verde y lo que está por pagar en rojo.

Esta columna viene muy bien para viajes más largos. Por ejemplo, cuando fuimos a recorrer Croacia en coche todavía no existía el servicio de roaming en toda Europa, así que para consultar los precios de cada alojamiento nos vino muy bien tener todos los datos en esta herramienta.

Toda la información del viaje junta

En la de condiciones indico todo aquello que representa algún handicap, ya sea del alojamiento o de cualquier otro elemento del viaje. Por ejemplo, si el hotel no tiene ascensor. O si la maleta de mano del vuelo no debe pesar más de 8 kg, lo pongo también

En la columna de otros datos voy añadiendo todo aquello que me parece interesante sobre el lugar que voy a visitar: consejos, gastronomía, festivales, monumentos, etc. De esta forma nada se me olvida. Cualquier cosa que lea relacionada con mi próximo destino acaba en el Drive.

En general soy yo quien se encarga de reservar los alojamientos de los viajes familiares, pero a mi mujer le gusta ver las referencias antes de viajar, por si alguna cosa no concuerda. Así que en la columna de alojamientos incluyo enlaces directos a las descripciones de los hoteles o apartamentos que he reservado.

También puedes agregar más pestañas e introducir información ampliada u otras propuestas que incluso podrías enlazar desde la pestaña principal.

He creado una plantilla vacía para que quien quiera pueda partir de ella para crearse otra a su gusto. Por supuesto. si la mejoras mucho querré verla.

Otras aplicaciones para gestionar viajes

Otras aplicaciones no disponen de la capacidad de Google Drive para anotar tantos datos. Algunas como TripCase, TripIt o Sygic, permiten añadir itinerarios y lugares de hospedaje. Otras como TravelBank hacen más fácil controlar los gastos, pero lo ideal sería una que lo reúna todo. Si algún desarrollador de aplicaciones me está leyendo, te regalo la idea.

Porque lo realmente aprovechable de Google Drive es que dispones en un mismo documento de todos los datos de tu viaje, fechas, vuelos, trenes, duración, alojamientos, recomendaciones y precios. Y no sé a ti, pero a mi me importa mucho controlar lo que voy a gastar en un viaje.

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